陕西青年职业学院会计档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为了加强学院会计档案管理，根据《中华人民共和国会计法》、财政部和国家档案局联合颁布的《会计档案管理办法》（财会字［1998］32号），结合学院实际，制定本办法。

第二条 学院会计档案归口学院机要室和资产财务处共同管理。

机要室负责对会计档案工作的指导、监督、检查，以及移交机要室的会计档案的存放、查阅和保管期满会计档案的销毁等工作。资产财务处负责会计档案的立卷、归档、保管（移交档案室(馆）前）、查阅、协助销毁等项工作。

第三条 学院资产财务处内部须指定专人负责会计档案的日常管理，明确会计档案管理岗位的职责，建立健全会计档案的内部控制制度。

第二章 会计档案的内容

第四条 学院的会计档案是指会计报表、会计账簿、会计凭证和工资清册等会计核算专业材料，它是记录和反映学院经济业务的重要史料和证据。

会计报表类包括决算报表、预算报表、年度报表等。

会计账簿类包括总账、明细账、日记账、其他辅助性账簿和银行存款余额调节表、银行对账单等。

会计凭证类包括原始凭证、记账凭证、其他会计凭证等。

工资清册类包括工资薪金发放名册、扣税及缴纳公积金清册、学生奖学金、助学金、贷学金发放名册等。

第五条 采用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出的纸质会计档案，具备保存条件的，应同时将光盘、磁盘、磁带等作为会计档案保存。

第三章 会计档案的管理

第六条 会计档案的立卷

学院资产财务处及派出财务机构的财会人员是会计档案的立卷人，应对本单位会计档案及时进行整理、装订、立卷和归档。资产财务处负责人、主管会计对本单位的会计档案工作负责。

第七条 会计档案的保管

为方便会计档案的查阅和利用，学院资产财务处及派出财务机构形成的近两年的财务报告、会计账簿以及其他会计档案由财务处及派出财务机构暂时保管。

对超过上述年限，但尚不够销毁年限的各类会计档案，应及时移交学院机要室保管。

会计档案的保管期限分为永久、长期、短期三类。会计档案的保管期限，从当年会计年度终了后的第一天算起，原则上应当按照我院财会类档案保管期限表的规定执行。

第八条 会计档案的移交

资产财务处和机要室之间移交会计档案由资产财务处和机要室指派人员办理；其他单位和机要室之间移交会计档案由双方单位的经办人员办理，移交工作接受档案室(馆）和资产财务处指派人员以及移交单位负责人的监督。

交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列的内容逐项交接。交接完毕后，交接双方经办人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

第九条 会计档案的异动已经立卷归档的会计档案，任何人不得私自拆封或抽换。尚未移交给档案室(馆）的会计档案，确需拆封重新整理的，报资产财务处批准后，由资产财务处派人监督办理。

已移交给学院档案室(馆）保管的会计档案，原则上应保持原卷宗的封装，个别需要拆封重新整理的，档案室(馆）应当会同资产财务处、监察审计处和经办人员共同拆封整理。

第十条 会计档案的查阅和利用

学院资产资产财务处、机要室应当建立健全会计档案的查阅、复制登记制度，既要方便查阅会计档案，又要保证会计档案的安全。

院内外单位或个人到本单位查阅会计档案，必须经本单位资产财务处负责人批准，并在办理查阅、复制登记手续后方可查阅、复制。

学院财务部门保存的会计档案原则上不得外借。如有特殊需要，已移交机要室的，经机要室负责人批准，尚未移交档案室(馆）的，经本单位财务部门负责人批准后，方可办理借阅登记手续，并要限期归还。

查阅、复制及借阅会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

第十一条 会计档案的销毁

学院资产财务处、机要室应定期对会计档案进行清理和鉴定，至少每三年应清理一次。对保管期满并经过鉴定，已无保存价值的会计档案应当按照规定程序及时销毁。

保管期满但未结清的债权债务原始凭证、记账凭证和涉及到其他未了事项的原始凭证、记账凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

待销毁的会计档案，可按下列程序办理：由学院机要室会同资产财务处提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；由机要室和资产财务处负责人、主管财务和档案工作的院领导分别在销毁清册上签署意见；销毁会计档案时，应当由机要室、资产财务处和监察审计处共同监销；监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列的内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况分别报告学院分管财务和档案工作的院领导。

第四章 责 任

第十二条 学院资产财务处、档案室(馆）应当建立健全院内各级会计档案管理责任制，明确各单位负责人、兼职会计档案管理人员对会计档案的管理责任。

第十三条 会计档案的立卷人要对会计档案的完整性、立卷的及时性负责。

第十四条 会计档案保管人要妥善保管好会计档案，要做好防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，对电算化档案的磁盘、光盘，还要防磁、防折，对由于以上原因而造成会计档案毁损的，要追究保管人员的责任。

第十五条 各会计档案使用人和查阅人应遵守档案查阅登记制度。损坏、丢失会计档案的要追究相关人员的责任。

第十六条 对擅自涂改、拆封、抽换会计档案的单位和个人，要追究其相应责任，构成犯罪的，移交司法机关处理。

第十七条 对故意销毁会计档案的单位和相关责任人，提交纪检监察部门处理，构成犯罪的，移交司法机关处理。

第五章 附 则

第十八条 本办法未尽事宜参照相关行业标准执行。

第十九条 本办法由资产财务处负责解释和修订。

第二十条 本办法自颁布之日起执行。