收费系统设置注意事项

一、代码设置

1、收费年度设置：增加收费年度。

2、专业代码设置：新年度如有新增专业进行增加设置。

3、班级代码设置：班级代码=年度+专业代码，如14级文秘班代码为14660112班级名称=年度+专业名称，如14文秘；系别、入学留校年度等选填即可。

二、新生数据的导入

1、接收招办、银行制卡新生信息库（历次数据整合）。

2、按照导入字段及内容要求转换合并导入基本信息库。

导入字段：学号、姓名、性别、助记码、临时学号、入学年度、离校年度、部门、专业、班级、学生性质、学生来源、出生年月、考生家庭地址、银行代码、银行卡号、IC号、考生身份证号、是否有效、备注、所属地区、学生状态、变动原因、是否发放补助金

代码替换：临时学号（是）；部门（系编码，如文传系001）；专业52050314（空中乘务）；班级（14520503（14空中乘务）；学生性质01（高职）；学生来源01（统招）；银行代码10（中国银行）；是否有效（是）；学生状态1；

3、设置学生类别、开票单位。进入【属性批量置值】，选择入学年度等，点【检索】；选择置值项新生人员（按住shift键，用鼠标选择）；点【批量替换】，选【替换栏目】，设值【替换为】栏为：设置学生类别(Z)、开票单位(陕西青年职业学院)，点确定即可。

四、应收款设置

1、导入应收款库：导入库字段为：学号\姓名\收费年度\收费项目\应交金额\汇总人\汇总否\生成人；

收费项目编码：学费01；住宿费02；教材费03；保险04；体检06；疫苗07

2、应收款导入：选【应收款】菜单下【应收款导入】，注意追加导入和更新导入选项；选文件，点导入，保存即可。

3、为了方便银行代扣代缴，住宿费先设为650元/年。

五、收费系统与公寓管理系统对接

1、进入【高校学生宿舍管理系统】系统管理员001/8345

2、进入【学生代码—管理】，选择【数据传输】，使收费系统新生信息导入该系统。

3、进入【专业代码—管理】，选择【数据传输】，使收费系统新增专业设置信息导入该系统。

4、进入【班级代码—管理】，选择【数据传输】，使收费系统班级设置信息导入该系统。

5、在校生宿舍调整：A、选【宿舍调整】

6、新生宿舍安排：

收费软件v5.0基本功能操作（2010-8-14）

软件使用流程：设置各种代码——设置应收款——票据领用——收费

收每个学生的费时，都不要急着打收费单，要先问清楚学生交多少钱，再出多钱的收费单。

1、设置应收款

应收款菜单——无标准编制——多项目编制——窗口左边输入要设置的各收费项目的金额——窗口右边选择收费区间——选择要设置应收款的学生范围（比如选一个班级，点班级代码行最后的？按钮，选择）——检索——生成应收款

2、V5.0中强制使用了票据管理，在票据领回来后要及时入库，和领用，在批量收费完成后，将临时帮忙的人员领用的票据要及时退库，具体操作如下：

首先，票据管理——票据本管理——点增加——票据本号，起始号，终止号，购入日期，购入人——确定

其次，票据入库——新票据本号，和票据编号输入完成后——入库

然后，票据领用——起始号，终止号——领用人——范围确定——领用

票据退库和票据领用一样最后点退库

3、收费1：针对已经录入系统并设置了应收款的学生

没启用收费优先级的情况，选择了票据号做收费单号的：

收费录入——收费录入——选择交费方式（现金、POS等）——选择收费区间——输入学号——回车——输入收费单号（不退出收费录入界面，下一个号自动生成）——修改交费金额、保存（全额交费的直接保存）——按提示打印

启用了优先级的情况，选择了票据号做收费单号的：

收费录入——收费录入——选择交费方式（现金、POS等）——选择收费区间——输入学号——回车——输入实交总金额——其余同上——保存——按提示打印

4、收费2：针对个别补录学生（就是收费系统中没有信息的学生）

代码设置——学生代码——选择要增加的新生的班级——增加——输入学生信息（学号、姓名、性别等，如果不同的学生来源和性质收费标准不同，学生来源和性质必须修改正确）——再在收费录入中收取

5、作废收费单

收费单录入——查找——根据票号选择要作废的收费单——确定——作废——确认

（如果收费单刚保存还没有打印就要作废，就不用查找，就是当前显示的这张）

6、减免学生费用的情况

减免录入——减免录入——选择收费区间——输入学号——回车——选择减免项目——输入减免金额——点击保存即可

7、退费情况1：学生已交完应收款，又做了减免操作，相应的减免金额如果要退给学生

退费录入——退费录入——选择退费方式——选择收费区间——输入学号——回车——点击保存即可

8、退费情况2：学生已交完应收款，因其它原因要退费的情况（退费录入前须先进行应收款调整）

退费录入——退费录入——选择退费方式——选择收费区间——输入学号——回车——点击保存即可

9、调整应收款（因各种原因个别学生的应收款与同班学生不同，比如退学、调专业、走读）

方法一：列表调整——选择收费区间——输入学号——列表调整——修改相应收费项目的金额——选择调整摘要——保存

方法二：代码设置——学生代码——查找——（找到后）修改——修改相应项目的金额——选择调整摘要——保存

11、调专业或调班，不更改学号（学生调专业或调班，最终都是调班）

选择学生——修改——选择新的班级代码（切记不是输入）——确定——确定

12、调专业或调班，同时更改学号（学生调专业或调班，最终都是调班）

选择学生——学号调整——输入新学号——选择新的班级代码（切记不是输入）——确定——确定

13、删除应收款（比如没有报到的学生，收费结束后要删除，须先删除应收款）

应收款删除——选收费区间——选收费项目——（如果已经执行过单据汇总就选择“已经汇总的应收款”）——输入要删除应收款的学生的学号（如果要删除整班学生的应收款就选择班级代码）——检索——全选——删除应收款

14、总账维护（如果出现同一个学生的交费情况在不同的地方查询结果不同，系统管理员在服务器上操作）

执行桌面上的“总账维护”——确定——在工具栏靠后边有个下拉选择框，里面有个叫“master”的数据库，点动它，选择它上面的“gxxssf50”——在下面的白色窗口中输入“zzwh”——按F5键——执行完毕后，再在收费软件中执行“单据汇总”

15、数据表备份（备份随时都可以做，但恢复不要随便做，如果必须做，建议在指导下做）

先在硬盘的某个分区（不要在C盘）内建一个文件夹叫做“收费数据备份”，在其下再建一个以当天的日期命名的文件夹（如：20090901）。进入系统——数据维护——数据表备份恢复——选择文件路径为刚建好的文件夹（20090901），全选——备份，备份结束后，系统会提示“数据备份完毕”。

16、每日对账1：（每天收费完毕（中途也可以），进行软件收费收据和打印票据还有实收现金或POS等金额的对账，每个收费操作员先各自（和银行）对账，系统员再对总账）

收费项目报表——操作员收费汇总表——选择起始日期为当天的日期——选择操作员为自己的名字——确定（核对每种收费方式的收费金额是否与实际收取的金额相符）

17、每日对账2：如果对账不相符，按以下顺序查找原因

查看是否有软件系统作废而机制票据没作废的单据，

查看是否有机制票据作废而软件系统没作废的单据，若有，作废软件系统的该收费单

当天有没有用收取的现金退费的业务，实收 = 现金收费合计 – 退费合计

18、每日对账3：以上原因都不是，还是对不上账

收费项目报表——操作员收费明细表——选择起始日期为当天的日期——选择操作员为自己的名字——确定，软件系统按收费的先后顺序列出收费的每个学生，和票据一张一张对

19、分区数据下发（一般是系统管理员在校本部连到收费服务器上的计算机上操作）

提示：下发前一定要汇总

先在硬盘的某个分区建立一个文件夹，命名为“某年某月某日下发”，再进软件，

辅助收费——主校区收费下发——选择部门代码（如果各分区的学生刚好是某个部门的学生，否则全选）——选择收费区间代码（一般全选）——（文件类型不选）文件路径选择刚建立的文件夹——下发（下发完毕有提示）

20、分区收费接收（有该菜单权限的操作员操作）

辅助收费——分校区收费接收——（文件类型不选）文件路径选择刚拷贝过来的下发数据文件夹——接收（接收完毕有提示）

21、分校区收费结果上传

提示：上传前一定要汇总

先在硬盘的某个分区建立一个文件夹，命名为“某年某月某日上传”，再进软件，

辅助收费——分校区收费结果上传——选择收费时间段（时间段不能和上次上传的时间段交叉，所以每次上传数据要记住传到了哪一天，这也是给文件夹命名时用日期的原因。有收费的某一天不能作为两次上传的结束和起始日期，否则数据重复，校本部接收不了）­——路径，选择自己建好的一个文件夹——导出（导出完毕有提示）

22、主校区收费结果接收

提示：接收时选择“若单据已汇总，是否将汇总状态改为汇总前状态”

辅助收费——主校区收费结果接收——（文件类型不选）文件路径选择刚拷贝过来的上传数据文件夹——在“若单据已汇总，是否将汇总状态改为汇总前状态”前打勾——接收（接收完毕有提示）